김문선의 ‘Q&A 일과 사람’

안녕하세요, 김문선 노무사입니다.

개인정보보호법이 강화되면서, 회사의 인사관리에도 많은 변화를 가져왔는데요, 개인정보보호법에 따른 올바른 인사관리가 필요합니다. 우선 개인정보란 무엇인지 그 개념을 명확히 알아야 할 필요가 있습니다.

개인정보란 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보, 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 정보로,가명처리정보를 말합니다. 가명처리란 개인정보의 일부를 삭제하거나 일부 또는 전부를 대체하는 등의 방법으로 추가 정보가 없이는 특정 개인을 알아볼 수 없도록 처리하는 것을 말합니다.

개인정보는 크게 다음과 같이 구분할 수 있습니다.

개인정보보호법에서 명시하고 있는 개인정보 처리의 기본원칙은 첫째, 처리목적을 명확히 하고, 필요한 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집할 것, 둘째, 개인정보 처리에 관한 동의를 받을 시, 수집목적, 보유 및 이용기간 등을 알리고 동의를 받을 것(개인정호보호법 제15조, 17조, 18조), 셋째, 정당하게 수집한 개인정보는 처리목적에 필요한 범위에서 적합하게 처리하고 개인정보가 분실, 도난, 유출, 위조, 변조 또는 훼손되지 아니하도록 안전성 확보에 필요한 기술적, 관리적 조치를 하여 안전하게 관리할 것(제21조,29조), 넷째, 개인정보 처리에 관한 사항을 공개하고 열람청구권 등 정보주체의 권리를 보장할 것(제35조~38조) 입니다.

개인정보의 기본에 대한 개념을 중심으로 인사업무에 적용하여야 합니다.

먼저, 채용단계에서는 직무수행에 필요한 요소들을 중심으로 지원서 접수, 필기시험, 면접 등 채용전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정해야 하는데, 키나 몸무게와 같은 신체적 조건, 출신 지역, 혼인 여부, 재산, 부모나 형제자매의 학력, 직업, 재산과 같은 사항들은 채용절차법에서(제4조의 3) 수집을 금지하고 있습니다.

또, 민감정보, 고유식별정보는 원칙적으로 수집이 금지되어 있으니, 입사지원자의 주민등록번호는 다른 법령에서 구체적으로 수집·이용할 수 있도록 정한 경우가 아닌 한 회사가 절대로 수집하여서는 안 됩니다. (생년월일 또는 주민 번호 앞자리 수집 가능)

따라서 채용공고 시 회사가 준비한 공통양식을 쓰도록 하여 주민등록번호를 기재하지 않도록 하고, 주민등록번호가 나와있는 서류에는 뒷자리를 지워서 제출하도록 해야 합니다.

회사는 채용 합격 여부가 결정되고 채용절차가 끝나면 온라인 접수 서류의 경우 탈락자의 개인정보를 지체없이(통상 5일 이내) 파기하거나 오프라인으로 접수된 서류의 경우 반환 이행 기간 동안 보관하고 기간 내 구직자의 반환청구가 있으면 돌려주거나 반환 이행 기간 종료 후 지체없이 파기해야 합니다.

근로기준법 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우, 해당 법령 근거를 안내하고 개인정보 수집이 가능합니다.

배치전환, 인사평가 등 근로계약의 이행에 필요한 거주지, 전문분야, 경력, 성과 등 최소한의 개인정보 수집·이용은 근로자의 동의가 필요하지 않습니다. 다만, 이 경우에도 민감정보와 고유식별정보는 법령에 근거가 있거나 근로자로부터 별도 동의를 받아 수집이 가능합니다.

고용이 종료된 후에는 근로기준법 제42조 및 동법 시행령 제22조에서는 3년간 계약서류를 보존하도록 하고 있으므로 퇴직 후 3년 간은 이 법에 근거해서 별도의 동의 없이도 보관이 가능합니다. 3년 이상 개인정보를 보관하고자 하는 경우 또는 제3자에게 제공하려고 하는 경우에는 별도의 동의가 필요합니다.

개인정보보호는 지속적으로 법에 의해 강화되고 있기 때문에, 개인정보보호에 대한 기본원칙! 필요 최소한 정보만을 수집할 것, 정보 주체의 동의를 구할 것, 그 수집에 대해 알려주고 정보공개 등 정보 주체 권리를 보호할 것, 수집한 정보를 안전하게 관리할 것! 을 적용한다면 안전한 인사관리가 가능할 것입니다.

김문선 공공노무법인 대표 노무사